Cómo sentarse en una reunión

Las reuniones deben de ser dinámicas, animadas y motivar a todos los asistentes a que participen de forma activa.

Las reuniones deben de ser dinámicas, animadas y motivar a todos los asistentes a que participen de forma activa.

La distribución del espacio físico de la sala donde se vaya a celebrar una reunión influye en el éxito o fracaso de la misma y la colocación de la mesa y de las sillas en las que se sentarán los participantes condiciona en gran medida su desarrollo.

En la decisión de elegir una u otra distribución, de entre las posibles que se puedan dar, intervienen varios factores, como el carácter que se le quiera dar a la reunión, más o menos formal o más o menos participativa, el número de personas que vayan a participar o los recursos que disponga la sala para el desarrollo de la reunión, como elementos audiovisuales, iluminación, sonoridad, etcétera.

Así pues, teniendo en cuenta estos factores, se pueden señalar diferentes distribuciones, cada una de ellas más apropiada para el fin que se pretenda con la celebración de la reunión y pueden ser:

Distribución en círculo

Para el caso que se pretenda que todos los participantes tengan un control visual óptimo y puedan opinar. Aporta uniformidad de puestos y estatus y es adecuada para evitar la formación de bandos rivales o parejas aisladas.

Distribución en cuadro

Cuando se pretende que todas las posiciones tengan la misma relevancia y que ninguno de los participantes esté en una posición de predominio, favoreciendo de esta forma que todas las opiniones tengan el mismo valor.

No obstante, no es aconsejable para reuniones rutinarias, pues con este tipo de distribución es difícil el contacto visual entre los cuatro lados de la mesa.

Distribución en rectángulo

En ocasiones es la única alternativa posible debido a la estructura de la sala, pues en salas estrechas sólo cabe este tipo de disposición.

Tiene algunos inconvenientes, como que se impide la visibilidad de aproximadamente la mitad de los asistentes, favorece que se creen bandos rivales y da lugar a que se generen posiciones opuestas hacia al director, ya sea de proximidad o de alejamiento

Distribución en semicírculo

Cuando el objetivo sea el trabajo en pequeños grupos, pues facilita la concentración. Sin embargo, ayuda a que se formen camarillas rivales.

Distribución en “U”

Cuando el moderador pretenda moverse dentro del grupo y controlarlo visualmente en su totalidad. Estimula las respuestas, aunque puede ocasionar bandos enfrentados y fuegos cruzados.

Distribución en filas

Cuando se pretende evitar discusiones personalistas y que las opiniones se defiendan de forma emparejada. Tiene el inconveniente de que favorece opiniones enfrentadas entre los asistentes.

Distribución en hilera

Es la más apropiada cuando lo que se pretende es informar al grupo, pues aporta anonimato y formalidad a los participantes. Es conveniente para las intervenciones cargadas de contenido relevante, pues obliga al moderador al monólogo, creando un ambiente de conferencia magistral.

2 Respuestas a “Cómo sentarse en una reunión

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