Necesidad de un plan de comunicación en la empresa

La decisión de una empresa de disponer de un plan de comunicación proporciona enormes ventajas.

La decisión de una empresa de disponer de un plan de comunicación proporciona enormes ventajas.

Todas las empresas deberían tener un plan de comunicación en el que se establezca la política de comunicación de la empresa y se definan las estrategias comunicativas a desarrollar por la empresa y las herramientas a utilizar para hacerlas efectivas. Un plan de comunicación integral que aglutine toda la comunicación de la empresa: la interna, la externa, la mediática, la online, la de crisis, la protocolaria, la de relaciones públicas, la referente a la organización de eventos; en definitiva, todo lo que tenga que ver con la comunicación de la empresa.

La decisión en una empresa de disponer de un plan de comunicación representa un paso importante, pues un plan de comunicación permite enfocar de forma más clara el trabajo diario, determinar con mayor claridad cuáles son las prioridades, los objetivos y las metas que nos hemos marcado, así como darle un sentido y organización a toda la parte de comunicación de la empresa. Para que un plan de comunicación sea eficaz debe de existir un compromiso de cumplimiento de dicho plan, por parte de todos, tanto de los empleados directivos como los de los niveles inferiores.

Y siendo, como es tan importante en una empresa, que tenga un buen plan de comunicación, son varios los motivos que se suelen alegar para no tenerlo, como el trabajo diario, que impide detenerse para poder elaborar e implantar el plan o la falsa creencia de que se trata de un instrumento de gran complejidad, aunque, a menudo, no se quiere realizar por falta de creencia en su necesidad o la no visibilidad de los resultados de forma rápida sino a largo plazo.

Previamente a la elaboración de un plan de comunicación, ha de existir una primera fase de diagnóstico, en la que se realiza un análisis exhaustivo de la empresa, se define la empresa y se explica su historia, evolución, antecedentes, accionistas, a qué se dedica, cuáles son sus objetivos, tanto los primordiales como los secundarios, cuáles son sus productos y cómo son. Así, con toda esta información, se pueden desarrollar las fortalezas y descubrir las debilidades de la empresa, conocer cuáles son sus aspectos fuertes para hacer hincapié en ellos a nivel comunicativo y cuáles son sus puntos débiles que hay que fortalecer, cambiar o mejorar para que se desempeñen de manera satisfactoria.

También hay que tener muy presente el aspecto online y conocer si tiene un sitio web o no, si participa en las redes sociales y qué tipo de perfiles y presencia tiene, en qué lugar aparece en los resultados de las búsquedas por Internet y cuál es su reputación online.

En la segunda fase hay que definir estrategias y objetivos, tanto generales como específicos para cada grupo de interés, de acuerdo con la situación de la empresa, determinando hacia dónde la pretendemos encaminar y encauzar y estableciendo objetivos empresariales específicos. También aparecerán reflejadas las herramientas que se han de utilizar en cada caso para todo tipo de comunicaciones, teniendo en cuenta que, cuanto más definido esté el sistema y modo de realizar cualquier comunicación, mucho más eficaz resultará.

En la tercera fase se concretarán las oportunas acciones, de acuerdo a un calendario y con un presupuesto determinado. Es importante organizar y priorizar las informaciones para no causar saturación ni defecto.

La siguiente fase ya será la ejecución y desarrollo del plan de acuerdo a lo establecido. Poner en marcha todas las acciones especificadas, de acuerdo a las fechas concretas, con las herramientas designadas, el presupuesto definido y con la finalidad de lograr las estrategias y objetivos planteados. Por supuesto, que en el día a día, pueden ir surgiendo dificultades o imprevistos que habrá que ir superando, intentando adaptar el plan a las nuevas situaciones, en la medida de lo posible, utilizando pequeñas tácticas para lograr la mayor efectividad del plan y que no se aleje de los objetivos concretos perseguidos.

Después, una vez desarrollándose el plan, hay que ir realizando evaluaciones y análisis continuamente para comprobar su eficacia y si se están cumpliendo o no los objetivos de comunicación previstos para, en caso afirmativo, poder continuar en esa misma línea comunicativa o, en caso negativo, modificar algunos aspectos para lograr los objetivos empresariales previstos.

El plan de comunicación es, pues, un elemento más en la organización de la empresa para la consecución de sus objetivos empresariales, el cual, hoy en día, es muy necesario por la auge que han experimentado, en los últimos tiempos, las tecnologías de la comunicación.

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