Reuniones efectivas

Las reuniones deben de ser dinámicas, animadas y motivar a todos los asistentes a que participen de forma activa.

Las reuniones deben de ser dinámicas, animadas y motivar a todos los asistentes a que participen de forma activa.

Una reunión es un acto en el que un grupo de personas se unen para tratar temas propios de una organización. Puede llevarse a cabo de manera organizada y planificada o de forma espontánea. Sin embargo varios estudios han demostrado que para lograr efectividad en las reuniones ha de existir una planificación y organización previa.

En primer lugar, la persona que convoca la reunión ha de tener claros los motivos y objetivos de dicha reunión y debe convocar únicamente a las personas que realmente pueden aportar algo a esos objetivos concretos por los que se convoca la reunión.

Una vez definidos estos aspectos, se debe establecer un día y una hora para su celebración y notificárselo a todas las personas a las que se pretende que asistan con la suficiente antelación para que puedan prepararse bien la reunión.

Todos los asistentes deben conocer previamente una serie de aspectos como cuándo es la reunión, qué objetivos se pretenden conseguir, para qué han sido convocados ellos en concreto, qué se espera que aporten, cuál es el propósito de la reunión, y, a ser posible, una hora estimada de finalización. A veces, esto último es un poco impredecible pero sí se puede establecer una hora estimada, sería mucho mejor, pues todas las personas tenemos agenda y responsabilidades que hay que respetar y si a uno le respetan es más fácil que respete también y aporte mejor nuevas ideas o soluciones.

Luego, como cada participante conoce los motivos por los que se le convoca y lo que se espera que él pueda aportar, estudiará mejor la reunión previamente, se la preparará bien y como se le ha citado con suficiente antelación podrá organizarse para analizar bien la situación y, luego, en el momento en que se haga efectiva dicha reunión aportará mejores ideas y soluciones a lo que se le plantee.

Todo esto, aunque parezca lógico y de sentido común, es de vital importancia para el éxito de las reuniones, y en más ocasiones de las deseables no se tiene en cuenta y se celebran reuniones con objetivos poco definidos y que sólo sirven para perder el tiempo, pues se emplea mucho tiempo en hablar y emitir opiniones sin llegar a conclusiones. Si a una reunión un participante asiste sin saber bien a lo que va, es más difícil que pueda responder bien y con claridad a lo que se le plantea dando lugar a improvisaciones y reuniones poco efectivas.

Las reuniones, pues, en general deben de ser dinámicas, animadas y motivar a todos los asistentes a que participen de forma activa en todos los aspectos que se les planteen, ofreciendo soluciones efectivas.

2 Respuestas a “Reuniones efectivas

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