Cómo debe ser el inicio, desarrollo y final en una presentación. Parte III

Con el inicio se ha de llamar la atención para que en el desarrollo la audiencia nos siga y vigilarla para que continue atenta. El final ha de ser impactante para que siempre se recuerde.

Con el inicio se ha de llamar la atención para que en el desarrollo la audiencia nos siga y vigilarla para que continue atenta. El final ha de ser impactante para que siempre se recuerde.

COMIENZO

En las presentaciones es muy importante el comienzo. La audiencia está expectante y necesita que le aportemos algo que le llame la atención, que sea de su interés. No hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión. Así que el comienzo de una presentación se ha de hacer muy bien. Se ha de captar el interés de la audiencia y engancharles para que estén atentos durante toda la presentación. Nunca se debe empezar improvisando ni dando escusas.

Michael Alley, autor del libro “El arte de las presentaciones científicas” compara las presentaciones con una travesía en barco, donde hay que zarpar del puerto y no dejarse a nadie en tierra, es decir, hay que engancharles a todos y que sigan en el barco. Para ello propone que, en el inicio, hay que decir claramente qué es lo que se va a contar, lo importante que es para la audiencia y, en general, dar los conocimientos previos para que la audiencia pueda seguirnos bien y hasta incluso mapear la presentación, es decir, ofrecer a la audiencia un gráfico visual de lo que se va a ir explicando.

Algunas ideas de cómo empezar para impactar y enganchar a la audiencia podrían ser por ejemplo dar algún dato, porcentaje o estadística relevante del tema; decir una cita; formular una pregunta; proponer un reto dirigido a la audiencia; dar una noticia del día relevante; mostrar un objeto característico; contar una historia; y utilizar el recurso del humor; entre otras. Hay muchas formas de empezar, pero siempre se debe tener claro que es mejor un comienzo impactante para que la audiencia se interese desde un inicio en lo que vamos a contar y siga toda la intervención.

Es por esto que muchos profesionales aconsejan aprenderse de memoria el principio de la presentación. Por un lado, para ganar en seguridad, pues es el momento en el que estamos más nerviosos ante una audiencia que espera lo que le vamos a contar y, por otro lado, es la primera impresión y ha de ser buena, impactante, clara y sencilla.

DESARROLLO

Luego, durante el desarrollo hay que ir vigilando a la audiencia para que mantenga esa atención. Y continuando con la comparativa de Michael Alley, durante la travesía, hay que intentar que nadie se caiga del barco, para ello hay que ir utilizando diferentes técnicas de acuerdo con el propósito que queramos conseguir con esa presentación. Algunas de ellas:

    -Pregunta: Ya sea retórica o dirigida a la audiencia, es una manera de obligar a intervenir.
    -Historia: Detener la presentación para contar una historia y así recabar el interés de la audiencia
    -Recapitular: Parar sacar conclusiones y reconducir el tema para que nadie se pierda.
    -Retroalimentación: Preguntar a la audiencia sobre lo explicado o pedir opinión al respecto. A veces, es mejor usar esta técnica utilizando otros medios alternativos, pues mucha gente no está dispuesta a hablar en público y expresar su opinión. Esto puede ser a través de encuesta escrita o a través de twitter, que hasta incluso durante la presentación podemos ver lo que la gente va diciendo o preguntando y es una buena manera de retroalimentación.
    -Debate: Contar lo que tengamos previsto y luego debatir. Tenemos también el problema de que hay gente que no suele hablar.
    -Moverse uno mismo o hacer a la audiencia que se mueva, que se levanten o que levanten la mano: Es una manera de crear ruptura y enganchar a la audiencia para que no se pierda.
    -Enseñar un objeto o el funcionamiento de algo.
    -Mostrar un video: Así hacemos algo diferente además que un video suele relajar a la audiencia.
    -Ejemplo de analogía o metáfora. Comparar lo explicado con algo o establecer una metáfora.
    -Romper lo que estamos contando diciendo un refrán o una cita que tenga que ver con el tema.
    -Dramatización: Hacer algo de teatro solo o con otras personas para representar una situación. Introduce una ruptura muy interesante, aunque hay que saber para esto.

FINAL

Por último, en la parte final de la presentación hemos de tener en cuenta que ha de ser también impactante para que la audiencia la recuerde. Aquí hay que enfatizar el propósito que teníamos para realizar la presentación, recalcar la información más relevante y dejar claro todo lo que hemos explicado. Además se ha de terminar de forma rotunda y sobre todo que la gente sepa reconocer cuándo ha finalizado realmente la presentación.

Javier Reyero, experto en presentaciones, aconseja memorizar también la parte final de la presentación, pues es una parte importante en la que ha de quedar bien claro y rotundo el mensaje que se pretendía transmitir. Por su parte, Gonzalo Álvarez, en su libro: “El arte de presentar” dedica un capítulo a explicar cómo terminar una presentación, ofreciendo unos consejos:

    -Resumir los puntos principales
    -Reafirmar el beneficio que tiene esa presentación para la audiencia
    -Recordar la llamada a la acción, si la hay.
    -Expresar la frase final de forma rotunda y callarse. Muchas veces se intenta alargar ese final y se estropea.
    -Aprovechar la última diapositiva. Lo habitual es que en la última diapositiva aparezca un gracias y no debería ser así. Es mejor que sea algo llamativo porque a lo mejor permanece un rato en el proyector y si es un mensaje positivo puede reforzar la idea que queremos que la audiencia tenga de nuestra presentación. Puede servir para reforzar el propósito, poner los puntos clave o recordar la llamada a la acción.
    -Evitar el turno de preguntas, si se puede. Si la presentación ha terminado con el mensaje claro y rotundo es mejor dejarlo así y procurar que no se desvíe la atención hacia otro tema que, a lo mejor, no es el mensaje que se pretendía transmitir. Si queremos que haya turno de preguntas se puede hacer durante el desarrollo de la presentación y así, luego, finalizar nosotros aclarando temas y concluyendo con el mensaje que queríamos transmitir.

Ya sea que se utilice una técnica u otra para realizar las presentaciones, con una estructura u otra, hemos visto algunos consejos para que nos demos cuenta de la importancia del inicio, desarrollo y final en las presentaciones y cómo ha de ser para lograr presentaciones eficaces.

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